Agilismo en las organizaciones

Agilismo en las organizaciones

Como siempre hemos resaltado, el agilismo es más que una receta para llevar a cabo una tarea, es una filosofía. Somos ágiles cuando desarrollamos la capacidad de adaptarnos a los cambios y sacar la mejor oportunidad sobre ellos.

En la historia no muy lejana de las organizaciones, vemos muchos ejemplos claros de esta agilidad en empresas, un buen ejemplo sería Inditex, y si! no es una empresa de tecnología, allí vemos que el agilismo puede ser aplicado a muchísimas áreas, claro está, no vamos a construir un edificio de forma ágil, cada proceso tiene su método de trabajo y la construcción del edificio es por naturaleza en cascada, porque luego que hacemos el primer piso no podemos decir… ahhh!!! mejor vamos a colocar una columna más en el medio para reforzar, eso en un edificio no se puede hacer, ese proyecto debe estar perfecto desde el cálculo antes de iniciar, por ello debe pasar por la fase de la concepción de la idea, la identificación de los requisitos, análisis, el diseño, la planificación y luego la ejecución. Pero retomando el ejemplo, la empresa que es del sector de retail usa el agilismo en su logística y le ha resultado excelente, prácticamente puede diseñar, producir y enviar una colección a todas las tiendas en menos de 15 días y este éxito en su logística se fundamentó en la adaptación constante de su proceso.

Cuando hablamos de proyectos ágiles, hablamos de la posibilidad de permitirnos fallar y aprender de eso que en primer momento no vimos bien, me explico con esto:

Thomas Edison dijo una frase que encierra todo lo que queremos enfocar de una iteración, “No he fallado. Simplemente he encontrado 1000 formas que no funcionan”, ahora bien, obviamente no vamos a pasar 1000 iteraciones para poder caer en lo que queremos y que resuelve nuestros problemas, pero es que muchas veces no empatizamos con el problema mismo y la mejor solución viene entonces cuando nos enfrentarnos al primer enfoque, una vez allí la creatividad fluye, nos adaptamos y surge la magia que hace que para el segundo intento nuestro desarrollo haga que el usuario final salte de alegría y esto se debe a que cuando empatizamos con el problema y lo entendemos en su totalidad, podemos ubicar la mejor solución con el menor esfuerzo, pero para eso debemos enfocarnos con todos los sentidos a la mejor forma de adaptación.

Las empresas en los últimos años han tenido que ir evolucionando, adaptándose a los cambios e innovando oportunamente sobre sus servicios, las empresas que no lo han hecho y se han aferrado a su forma tradicional de trabajo, lamentablemente la mayoría no ha podido con el nuevo entorno, hoy en día las empresas se mantienen a flote al estar a la vanguardia de la tecnología para poder ser competitivos, pero cada vez más nos adentramos en un mundo que se ha determinado como “VICA” o “VUCA” en inglés, la descripción de estas siglas sería: “Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo” debido a esto el reto es la innovación y la adaptación constante, de allí surge lo que llamamos agilidad y esta filosofía está apalancada por un gran número de frameworks de trabajo y metodologías que prácticamente todas giran en función de 4 pilares que llamamos el corazón y estos son: Colaboración, Entrega, Reflexión y Mejora.

“De vez en cuando, una nueva tecnología, un antiguo problema y una gran idea se convierten en una innovación». Dean Kamen (creador del Segway y el iBOT)

Qué actitudes nos llevan a ser ágiles

Como punto inicial, creo que lo más importante es interiorizar que no hay una única manera 'verdadera' de hacer las cosas, debemos aceptar que nada está escrito en piedra y conviene que miremos fuera de la caja; pero tampoco hay que inventar la rueda, si la rueda es lo que necesitamos la tomamos y la adaptamos a nuestras necesidades, en este caso es importante no olvidarnos de cuestionar todo con la mentalidad de: cómo podríamos hacerlo mejor, esto es la base del cambio, otro punto importante es también interiorizar la cultura de cambio progresivo y mejora continua, nunca tenemos algo listo al 100% siempre debemos adaptarnos e innovar

En todo reto tenemos que estar plenamente conscientes, qué es lo que más nos importa y  definirlo muy bien para obtener los resultados, basarnos en el 80-20, si priorizamos bien y dedicamos tiempo al real corazón del problema que queremos solucionar (nuestro 80), lo que nos queda por fuera es el 20% de casos que no son prioridad, que ciertamente debemos desarrollar para poder tener la calidad esperada, pero que no van a afectar la solución, si podemos dividir los proyectos es mucho mejor, ya que es más fácil administrar los proyectos pequeños, menos personas y si tienen objetivos diferentes también se pierde menos esfuerzo.

Por otro lado "medir cuantitativamente" es super importante, sin medidas trabajamos ciegos y ciegos nos enfrentamos a lo incierto sin preparación, sin embargo, también es importante medir "cualitativamente" ya que es muy valioso conocer los resultados y avances en términos de calidad percibida, satisfacción del cliente, compromiso, felicidad, ambiente laboral, etc., alineados a los pilares del agilismo, transparencia, inspección y adaptación.

Ahora bien, entramos en los puntos de organización, es trascendental para el proyecto que visualicemos el trabajo, con esto quiero decir que tengamos un roadmap claro de la cadena de valor, con esto quiero decir: qué queremos, dónde estamos y para dónde vamos, aquí no hablo de tareas a detalle, pero si de un plan a alto nivel con perspectiva controlada, y aquí llegamos al control, punto en el que debemos detenernos para analizar, ya que si no controlamos el proyecto puede crecer indeterminadamente, y si no controlamos el crecimiento del trabajo vamos a tener mil cosas haciéndose y va a resultar que todo es urgente, esto lleva a que perdamos el foco del trabajo en progreso y todas las actividades están allí, con eso desordenamos el trabajo y perdemos la prioridad, lo ideal es que cada tarea siga su flujo normal una por vez.

Si bien la documentación en los entornos ágiles no es prioritaria, la verdad es que un mínimo es necesaria, como ejemplo básico: los procesos deben estar por escrito y más aún si son complejos, las personas no recuerdan todos los pasos de un proceso y lo más natural es regresarnos para validar el próximo paso, si no los tenemos escritos, graficados, bosquejados, etc., perdemos el foco, y perder el enfoque trae retrabajos y demoras innecesarias, también hacer listas de verificación sobre cómo abordar una situación, notas extras, todo es válido y poderoso.

“La tecnología no es nada. Lo importante es que tengas fe en la gente, que sean básicamente buenas e inteligentes, y si les das herramientas, harán cosas maravillosas con ellas”. Steve Jobs.